Comment Okta a économisé 1 000 heures d'ingénierie avec Fivetran

« Fivetran génère des économies de coûts et des gains d'efficacité substantiels. La solution a rapidement libéré une équipe de six personnes au sein de la FP&A pour des tâches stratégiques et des activités à plus forte valeur ajoutée, redonnant à chacune 30 heures par trimestre. »
- Lauren Anderson, Senior Director of Enterprise Data Platform, Engineering and Architecture chez Okta

Okta est le principal fournisseur de solutions cloud de gestion des identités. Avec plus de 18 000 clients dans le monde, plus de 2 milliards de dollars de chiffre d'affaires annuel et une capitalisation boursière de plus de 13,5 milliards de dollars, c'est l'une des entreprises de cybersécurité les plus importantes et les plus sophistiquées au monde. 

Okta aide les organisations à gérer les identités de leurs collaborateurs et l'accès aux applications et aux données. Ses solutions de gestion des identités sont réputées pour leur simplicité d'utilisation et leurs normes de sécurité élevées. Okta fait confiance à Fivetran pour déplacer et alimenter plus de 42 milliards de lignes de données par an.

Une planification et une analyse financières d'une grande réactivité

Les équipes de planification et d'analyse financières (FP&A) sont soumises à une pression constante, en particulier dans les entreprises à forte croissance comme Okta. Après avoir collecté, suivi et géré plus de 300 métriques critiques pour l'activité, l'équipe FP&A d'Okta avait rapidement dépassé les limites de son suivi et de son reporting sous Excel. 

Le volume de données et la complexité des formules intégrées aux cellules posaient problème. L'équipe FP&A passait des centaines d'heures chaque trimestre à collecter des chiffres, à les coller dans des feuilles de calcul et à dupliquer des fichiers sur plusieurs machines. C'était aussi éprouvant pour l'équipe que pour ses postes de travail.

« Chaque fois que nous ouvrions Excel, cela faisait planter l'ordinateur ou les onglets », se souvient Darshita Rai, Staff Data Analyst chez Okta. « Nous avions une équipe de six personnes qui consacrait plus de 30 heures par semaine chaque trimestre à la FP&A. Elles se contentaient de collecter des chiffres et de les saisir dans la feuille de calcul, sans même faire d'analyse. » L'équipe disposait de plusieurs versions des mêmes feuilles de calcul réparties sur plusieurs postes de travail et peinait à valider les formules et les données.

Des données de haute qualité, entièrement automatisées et livrées en toute sécurité par Fivetran

Excel ne donnait pas satisfaction. L'équipe a donc conçu un tout nouveau système de suivi des métriques FP&A avec Tableau, Salesforce et Netsuite, soutenu par Fivetran. « Grâce à Fivetran, nous avons automatisé la collecte, le suivi, la validation et l'analyse de plus de 150 points de données essentiels. Cela nous a permis de passer à un environnement plus sûr et plus efficace, doté de contrôles de changement et d'accès intégrés », explique Rai.

Les nouveaux processus et workflows ont fait gagner à l'équipe d'ingénierie des données près d'un millier d'heures par an (environ 100 000 dollars par an) et ont considérablement renforcé la sécurité et la fiabilité des données financières.

« Fivetran nous offre la flexibilité nécessaire pour créer des tableaux de bord de direction à tout moment », ajoute Rai. « Nous pouvons agir rapidement et fournir aux équipes dirigeantes ce dont elles ont besoin dès qu'elles en ont besoin. Plus important encore, nous pouvons raconter notre histoire financière avec plus d'assurance et de précision, car nous savons que nos données sont exactes et de haute qualité. » 

Fini les casse-têtes pour savoir quelle version de la feuille de calcul est correcte, les pertes de données, les erreurs humaines ou la triple vérification de l'exactitude des données financières.

Les projets de données chronophages ne concernaient pas seulement l'équipe FP&A d'Okta. Avant l'adoption de Fivetran en 2019, l'équipe marketing d'Okta avait été chargée de quantifier le ROI du marketing et de la publicité. Comme la FP&A, elle collectait manuellement des données provenant de multiples sources, puis travaillait sur plusieurs systèmes et feuilles de calcul.

Un responsable marketing a demandé l'aide de l'équipe d'ingénierie des données pour trouver une solution. Lorsque l'ingénierie des données a finalement remis une estimation, celle-ci était « d'au moins six mois pour mettre en place des pipelines de données sur mesure ». La réponse du marketing ? Trouver une autre solution.

À l'époque, Okta concevait, développait, sécurisait et testait tous ses pipelines de données en interne. Les délais des projets de données s'étalaient régulièrement sur des semaines, voire des mois. Lauren Anderson, Senior Director of Enterprise Data Platform, Engineering and Architecture, se souvient : « Compte tenu de nos capacités et de nos ressources, nous ne pouvions traiter que les projets les plus prioritaires. Il nous fallait au minimum trois semaines pour faire quoi que ce soit. »

La compétition par la donnée se joue en minutes, pas en mois

Attendre des semaines, ou pire, des mois pour obtenir des données n'était pas envisageable pour l'entreprise de cybersécurité la plus valorisée au monde. Okta avait besoin d'une alternative de pipeline de données plus rapide, tout en répondant à ses exigences strictes en matière de sécurité et de livraison.

« Les connecteurs marketing prêts à l'emploi de Fivetran sont si simples à configurer et bien plus robustes que les solutions concurrentes. Nous avons pu fournir des analyses à notre équipe marketing en une fraction du temps qu'il aurait fallu. Ces tableaux de bord continuent aujourd'hui de fournir des enseignements à l'équipe marketing », déclare Anderson.

Anderson et son équipe ont utilisé Fivetran pour mettre en place plusieurs nouveaux pipelines destinés à l'équipe marketing. Lorsqu'elles sont passées à une nouvelle instance Marketo, elles ont utilisé Fivetran pour importer les anciennes et les nouvelles instances, en fusionnant les données dans la couche de transformation, sans avoir à charger ni à valider les données historiques.

Développer avec Fivetran a transformé le travail de l'équipe d'Anderson. « Nous privilégions Fivetran. Ses connecteurs prêts à l'emploi apportent une valeur immédiate et nous font gagner le temps que nous aurions passé à développer et à maintenir du code sur mesure. »

Des milliards de lignes déplacées, des milliers d'heures économisées, des relations tissées

Okta a racheté Auth0, la populaire plateforme de gestion des identités et des accès (IAM) axée sur les développeurs, en février 2022 afin de compléter sa propre plateforme IAM axée sur les collaborateurs. Fivetran alimente entièrement la stratégie de déplacement des données d'Auth0 depuis 2020, ce qui a incité Okta à s'appuyer davantage sur la plateforme de données Fivetran.

À mesure que les deux entreprises se sont intégrées, elles ont franchi un seuil remarquable de déplacement de données. Sur une période de 12 mois (de mi-2022 à mi-2023), Okta et Auth0 ont déplacé et traité 42,6 milliards de lignes de données. Cela inclut l'ensemble des pipelines ETL/ELT d'Auth0 ainsi que la stack marketing, les données RH et les données financières d'Okta. « Ce sont 42,6 milliards d'enregistrements que je peux facilement transformer pour créer de la valeur métier. Ce sont 42,6 milliards d'éléments que nous n'avons pas eu à déplacer nous-mêmes. Et hop, tout est là ! », s'exclame Anderson.

Les pipelines entièrement gérés de Fivetran ont libéré un temps considérable pour les ingénieurs de données d'Okta et d'Auth0. Ils mettent ce temps à profit pour tisser des relations entre les deux entreprises et se concentrer sur les enjeux métier les plus importants pour Okta : la qualité des données, la gouvernance, l'élimination des silos de données et l'innovation.

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Un avenir meilleur grâce à un déplacement de données sécurisé

Okta consolide ses écosystèmes de données et rationalise son architecture de données autour d'un ensemble de principes fondamentaux :

• Partage de données en libre-service : permettre aux consommateurs de données de trouver et d'utiliser les données pour résoudre leurs problèmes métier critiques
• Connaissance client approfondie : concevoir des modèles de données sophistiqués pilotés par l'IA et le ML pour anticiper les besoins des clients et des prospects
• Délai d'obtention des enseignements réduit : exploiter des modèles de données de haute qualité et actualisés pour découvrir des tendances et des enseignements susceptibles de générer du chiffre d'affaires et de l'efficacité opérationnelle
• Observabilité sur l'ensemble du pipeline : surveiller les métadonnées pour détecter les anomalies et les exceptions, en s'intégrant aux systèmes de communication (par exemple Slack, e-mail) pour la visibilité et les alertes
• Gouvernance des données intégrée : concevoir et déployer des espaces de données propres à chaque consommateur, avec des règles de gouvernance définies par chaque unité opérationnelle

L'entreprise a déjà bien avancé sur ces innovations, avec Fivetran au cœur de tout. Ken Neff, Senior Enterprise Architect chez Okta, se montre particulièrement enthousiaste à propos des modèles de données de métriques clients. Selon Neff, en rassemblant les données issues du digital, du marketing, des ventes et de l'utilisation des produits, ces modèles pourront répondre à des questions sur les opportunités d'upsell produit et la prévention du churn, des questions qui semblent simples mais peuvent en réalité s'avérer très complexes.

Okta impose des exigences de sécurité strictes à tous les outils, plateformes et modèles d'architecture. L'engagement de Fivetran en matière de sécurité joue un rôle majeur dans la mise en place des modèles de données avant-gardistes d'Okta. Anderson est particulièrement impressionnée : « La solide posture de sécurité de Fivetran et ses améliorations continues nous permettent de protéger les données et de tenir nos promesses en tant que leader de la cybersécurité. »