Wie Okta 1.000 Entwicklerstunden einsparte mit Fivetran

„Fivetran sorgt für erhebliche Kosteneinsparungen und mehr Effizienz. Das Tool hat ein sechsköpfiges FP&A-Team sofort für strategische Aufgaben und wertschöpfende Tätigkeiten entlastet und jedem von ihnen pro Quartal 30 Stunden Zeit zurückgegeben.“
- Lauren Anderson, Senior Director of Enterprise Data Platform, Engineering and Architecture bei Okta

Okta ist der führende Cloud-Anbieter für Identitätsmanagement-Lösungen. Mit weltweit über 18.000 Kunden, einem Jahresumsatz von mehr als 2 Milliarden US-Dollar und einer Marktkapitalisierung von über 13,5 Milliarden US-Dollar zählt das Unternehmen zu den größten und fortschrittlichsten Anbietern im Bereich Cybersicherheit. 

Okta unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung von Mitarbeiteridentitäten sowie beim Zugriff auf Anwendungen und Daten. Die Identitätslösungen zeichnen sich durch ihre Benutzerfreundlichkeit und hohe Sicherheitsstandards aus. Okta vertraut auf Fivetran, um jährlich mehr als 42 Milliarden Datenzeilen zu übertragen und zu verarbeiten.

Finanzplanung und -analyse in Rekordzeit

Teams für Finanzplanung und -analyse (FP&A) stehen unter ständigem Druck, insbesondere in wachstumsstarken Unternehmen wie Okta. Nachdem das FP&A-Team von Okta mehr als 300 geschäftskritische Kennzahlen erfasst, nachverfolgt und verwaltet hatte, stieß die Excel-basierte Berichterstattung schnell an ihre Grenzen. 

Die Datenmenge und die komplexen Formeln innerhalb der Tabellen erwiesen sich als problematisch. Das FP&A-Team verbrachte jedes Quartal Hunderte von Stunden damit, Zahlen zusammenzutragen, in Tabellen einzufügen und Dateien auf verschiedenen Rechnern zu duplizieren. Das war für das Team ebenso belastend wie für die Hardware.

„Jedes Mal, wenn wir Excel öffneten, stürzte der Computer oder die Datei ab“, erinnert sich Darshita Rai, Staff Data Analyst bei Okta. „Wir hatten ein sechsköpfiges Team, das jedes Quartal mehr als 30 Stunden pro Woche nur für FP&A aufwendete. Sie waren lediglich damit beschäftigt, Zahlen zu sammeln und in Tabellen einzutragen, statt echte Analysen durchzuführen.“ Das Team arbeitete mit mehreren Versionen derselben Tabellen auf verschiedenen Rechnern und hatte große Mühe, Formeln und Daten zu validieren.

Vollautomatische, hochwertige Daten – sicher bereitgestellt durch Fivetran

Da Excel keine Lösung mehr war, entwickelte das Team ein völlig neues System zur Nachverfolgung von FP&A-Kennzahlen auf Basis von Tableau, Salesforce und NetSuite, unterstützt durch Fivetran. „Mit Fivetran haben wir die Erfassung, Nachverfolgung, Validierung und Analyse von über 150 wichtigen Datenpunkten automatisiert. Das hat uns den Wechsel in eine sicherere, effizientere Umgebung mit integrierter Änderungs- und Zugriffskontrolle ermöglicht“, sagt Rai.

Die neuen Prozesse und Arbeitsabläufe haben dem Data-Engineering-Team jährlich fast tausend Stunden (etwa 100.000 US-Dollar pro Jahr) eingespart und die Sicherheit sowie die Zuverlässigkeit der Finanzdaten erheblich verbessert.

„Fivetran bietet uns die Flexibilität, die wir brauchen, um bei Bedarf sofort Dashboards für die Geschäftsführung zu erstellen“, fügt Rai hinzu. „Wir können schnell agieren und den Führungsteams genau das liefern, was sie benötigen, sobald sie es brauchen. Noch wichtiger ist: Wir können unsere Finanzberichte fundierter und detaillierter präsentieren, weil wir wissen, dass unsere Daten präzise und von hoher Qualität sind.“ 

Kein Kopfzerbrechen mehr darüber, welche Tabellenversion die richtige ist, kein Datenverlust, keine menschlichen Fehler und kein dreifaches Überprüfen der Finanzdaten auf Korrektheit.

Zeitaufwendige Datenprojekte waren kein Einzelfall im FP&A-Team von Okta. Vor der Einführung von Fivetran im Jahr 2019 wurde das Marketingteam von Okta gebeten, den ROI für Marketing und Werbung zu quantifizieren. Wie das FP&A-Team sammelten sie Daten manuell aus verschiedenen Quellen und arbeiteten anschließend mit einer Vielzahl von Systemen und Tabellenkalkulationen.

Eine Führungskraft aus dem Marketing bat das Data-Engineering-Team um eine Lösung. Als das Data Engineering schließlich mit einer Einschätzung zurückkam, hieß es: „Mindestens sechs Monate für die Implementierung benutzerdefinierter Datenpipelines.“ Die Antwort des Marketings? Findet eine andere Lösung.

Zu diesem Zeitpunkt entwickelte, baute, sicherte und testete Okta alle Datenpipelines intern. Die Zeitpläne für Datenprojekte erstreckten sich regelmäßig über Wochen, wenn nicht gar Monate. Lauren Anderson, Senior Director of Enterprise Data Platform, Engineering and Architecture, erinnert sich: „Mit unseren Kapazitäten und Ressourcen konnten wir nur Projekte mit höchster Priorität bearbeiten. Wir brauchten mindestens drei Wochen für jede Aufgabe.“

Wettbewerbsvorteile durch Daten in Minuten, nicht Monaten

Wochen – oder schlimmer noch, Monate – auf Daten zu warten, war für das weltweit wertvollste Cybersicherheitsunternehmen nicht vertretbar. Okta benötigte eine schnellere Datenpipeline-Alternative , die dennoch die strengen Sicherheits- und Bereitstellungsanforderungen erfüllte.

„Die sofort einsatzbereiten Marketing-Connectoren von Fivetran sind so einfach einzurichten und weitaus robuster als konkurrierende Lösungen. Wir konnten unserem Marketingteam Analysen in einem Bruchteil der Zeit liefern, die wir sonst benötigt hätten. Diese Dashboards liefern dem Marketingteam noch heute wertvolle Erkenntnisse “, sagt Anderson.

Anderson und ihr Team haben Fivetran genutzt, um mehrere neue Pipelines für das Marketingteam aufzubauen. Als sie zu einer neuen Marketo-Instanz wechselten, nutzten sie Fivetran, um sowohl die alte als auch die neue Instanz zu importieren und die Daten in der Transformationsschicht zusammenzuführen – ohne dass ein manuelles Laden und Validieren historischer Daten erforderlich war.

Die Arbeit mit Fivetran hat die Tätigkeit von Andersons Team grundlegend verändert. „Wir setzen auf Fivetran. Die sofort einsatzbereiten Connectoren bieten einen unmittelbaren Mehrwert und ersparen uns die Zeit für die Entwicklung und Wartung von benutzerdefiniertem Code.“

Milliarden von Zeilen verschoben, Tausende von Stunden eingespart, Beziehungen aufgebaut

Okta hat im Februar 2022 Auth0 übernommen, die beliebte, auf Entwickler ausgerichtete Identity and Access Management (IAM)-Plattform, um die auf Mitarbeiter fokussierte IAM-Plattform von Okta zu ergänzen. Fivetran ist seit der Strategie für den Datentransfer bei Auth0 der treibende Faktor, was Okta dazu bewog, noch stärker auf die Datenplattform von Fivetran zu setzen.

Im Zuge der Integration beider Unternehmen wurde ein bemerkenswerter Meilenstein beim Datentransfer erreicht. Innerhalb von 12 Monaten (Mitte 2022 bis Mitte 2023) haben Okta und Auth0 42,6 Milliarden Datenzeilen verschoben und verarbeitet. Dies umfasst sämtliche ETL/ELT-Pipelines von Auth0 sowie den Marketing-Stack, die HR-Daten und die Finanzdaten von Okta. „Das sind 42,6 Milliarden Datensätze, die ich mühelos für geschäftliche Mehrwerte transformieren kann. Das sind 42,6 Milliarden Dinge, die wir nicht selbst verschieben mussten. Schwupps, und schon sind sie da!“, schwärmt Anderson.

Die vollständig verwalteten Pipelines von Fivetran haben den Dateningenieuren bei Okta und Auth0 wertvolle Zeit verschafft. Sie nutzen diese Zeit, um unternehmensübergreifende Beziehungen aufzubauen und sich auf die für Okta wichtigsten geschäftlichen Herausforderungen zu konzentrieren: Datenqualität, Governance, die Beseitigung von Datensilos und Innovation.

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Eine bessere Zukunft durch sicheren Datentransfer

Okta konsolidiert seine Datenökosysteme und optimiert seine Datenarchitektur auf Basis zentraler Prinzipien:

• Self-Service-Datennutzung: Datenkonsumenten sollen Daten eigenständig finden und nutzen können, um ihre geschäftskritischen Probleme zu lösen.
• Fundiertere Kundeneinblicke: Entwicklung komplexer KI- und ML-gestützter Datenmodelle, um die Bedürfnisse von Kunden und Interessenten vorherzusagen.
• Schnellere Erkenntnisgewinnung: Nutzung hochwertiger und aktueller Datenmodelle zur Identifizierung von Mustern und Erkenntnissen, die Umsatz und betriebliche Effizienz steigern.
• Observability für die gesamte Pipeline: Überwachung von Metadaten auf Anomalien und Ausnahmen sowie Integration in Kommunikationssysteme (z. B. Slack, E-Mail) für Transparenz und Benachrichtigungen.
• Integrierte Data Governance: Entwerfen und implementieren Sie kundenspezifische Daten-Playgrounds mit Governance-Regeln, die von der jeweiligen Geschäftseinheit festgelegt werden

Sie haben bei diesen Innovationen bereits Fortschritte erzielt, wobei Fivetran den Mittelpunkt bildet. Ken Neff, Senior Enterprise Architect bei Okta, ist besonders begeistert von den Kundenkennzahlen Datenmodelle. Neff erklärt, dass diese Modelle durch die Zusammenführung von Daten aus den Bereichen Digitales, Marketing, Vertrieb und Produktnutzung in der Lage sein werden, Fragen zu Upselling-Möglichkeiten und zur Vermeidung von Kundenabwanderung zu beantworten, die zwar einfach klingen, aber tatsächlich recht komplex sein können.

Okta stellt strenge Sicherheitsanforderungen an alle Tools, Plattformen und Architekturmuster. Das Engagement von Fivetran für Sicherheit spielt eine wichtige Rolle bei der Ermöglichung der zukunftsorientierten Datenmodelle von Okta. Anderson ist besonders beeindruckt: „Die starke Sicherheitsausrichtung von Fivetran und die kontinuierlichen Verbesserungen ermöglichen es uns, Daten sicher zu halten und unsere Versprechen als führendes Unternehmen im Bereich Cybersicherheit einzuhalten.”