Cómo Okta ahorró 1000 horas de ingeniería con Fivetran

«Fivetran ofrece un ahorro de costes y una eficiencia considerables. Liberó rápidamente a un equipo de seis personas de FP&A para tareas estratégicas y actividades de mayor valor, devolviéndoles 30 horas cada trimestre».
- Lauren Anderson, Directora Sénior de Plataforma de Datos Empresariales, Ingeniería y Arquitectura en Okta

Okta es el proveedor líder de soluciones de gestión de identidad basadas en la nube. Con más de 18.000 clientes en todo el mundo, más de 2000 millones de dólares en ingresos anuales y una capitalización bursátil de más de 13.500 millones de dólares, es una de las empresas de ciberseguridad más grandes y sofisticadas del mundo. 

Okta ayuda a las organizaciones a gestionar las identidades de sus empleados y el acceso a las aplicaciones y los datos. Sus soluciones de identidad son conocidas por su facilidad de uso y sus altos estándares de seguridad. Okta confía en Fivetran para mover e impulsar más de 42.000 millones de filas de datos al año.

Planificación y análisis financiero con una agilidad total

Los equipos de Planificación y Análisis Financiero (FP&A) están sometidos a una presión constante, especialmente en empresas de alto crecimiento como Okta. Tras recopilar, hacer el seguimiento y gestionar más de 300 métricas críticas para el negocio, el equipo de FP&A de Okta había superado rápidamente su sistema de seguimiento e informes basado en Excel. 

La cantidad de datos y las complejas fórmulas dentro de las celdas resultaron problemáticas. El equipo de FP&A dedicaba cientos de horas cada trimestre a recopilar cifras, pegarlas en hojas de cálculo y duplicar archivos en varios equipos. Resultaba tan estresante para el equipo como para sus estaciones de trabajo.

«Cada vez que abríamos Excel, se bloqueaba el equipo o las pestañas», recuerda Darshita Rai, analista de datos sénior en Okta. «Teníamos un equipo de seis personas que dedicaba más de 30 horas a la semana cada trimestre a FP&A. Solo recopilaban cifras y las introducían en la hoja de cálculo, ni siquiera hacían análisis». El equipo tenía varias versiones de las mismas hojas de cálculo en distintas estaciones de trabajo y le costaba validar las fórmulas y los datos.

Datos de alta calidad, totalmente automatizados y entregados de forma segura por Fivetran

Excel no estaba dando resultado, así que el equipo creó un sistema de seguimiento de métricas de FP&A completamente nuevo con Tableau, Salesforce y Netsuite, respaldado por Fivetran. «Con Fivetran, automatizamos la recopilación, el seguimiento, la validación y el análisis de más de 150 puntos de datos cruciales. Esto nos permitió pasar a un entorno más seguro y eficiente, con control de cambios y controles de acceso integrados», afirma Rai.

Los nuevos procesos y flujos de trabajo han ahorrado al equipo de ingeniería de datos casi mil horas al año (aproximadamente 100.000 dólares anuales) y han mejorado significativamente la seguridad y la fiabilidad de los datos financieros.

«Fivetran nos aporta la flexibilidad que necesitamos para crear cuadros de mando ejecutivos en cualquier momento», añade Rai. «Podemos actuar con rapidez y ofrecer a los equipos directivos lo que necesitan justo cuando lo necesitan. Y lo que es más importante, podemos contar nuestra historia financiera con mayor confianza y detalle, porque sabemos que nuestros datos son precisos y de alta calidad.» 

Se acabaron los quebraderos de cabeza por saber qué versión de la hoja de cálculo es la correcta, la pérdida de datos, el error humano o la triple comprobación de los datos financieros para garantizar su exactitud.

Los proyectos de datos que consumían mucho tiempo no eran exclusivos del equipo de FP&A de Okta. Antes de adoptar Fivetran en 2019, se pidió al equipo de marketing de Okta que cuantificara el ROI del marketing y la publicidad. Al igual que FP&A, recopilaban los datos manualmente de múltiples fuentes y luego trabajaban con diversos sistemas y hojas de cálculo.

Un ejecutivo de marketing pidió ayuda al equipo de ingeniería de datos para encontrar una solución. Cuando el equipo de ingeniería de datos por fin respondió con una estimación, era de «al menos seis meses para implementar canalizaciones de datos personalizadas». ¿La respuesta de marketing? Buscad otra solución.

En aquel momento, Okta diseñaba, construía, protegía y probaba todas sus canalizaciones de datos internamente. Los plazos de los proyectos de datos abarcaban habitualmente semanas, si no meses. Lauren Anderson, directora sénior de Plataforma de Datos Empresariales, Ingeniería y Arquitectura, recuerda: «Con nuestra capacidad y nuestros recursos, solo podíamos abordar los proyectos de máxima prioridad. Nos llevaba un mínimo de tres semanas hacer cualquier cosa».

Competir con los datos ocurre en minutos, no en meses

Esperar semanas —o, peor aún, meses— para obtener datos no era razonable para la empresa de ciberseguridad más valiosa del mundo. Okta necesitaba una canalización de datos alternativa más rápida que siguiera cumpliendo sus estrictos requisitos de seguridad y entrega.

«Los conectores de marketing listos para usar de Fivetran son muy fáciles de configurar y mucho más robustos que las soluciones de la competencia. Pudimos ofrecer análisis a nuestro equipo de marketing en una fracción del tiempo que nos habría llevado de otro modo. Esos cuadros de mando siguen aportando información valiosa al equipo de marketing hoy en día», afirma Anderson.

Anderson y su equipo han utilizado Fivetran para poner en marcha varias canalizaciones nuevas para el equipo de marketing. Cuando migraron a una nueva instancia de Marketo, utilizaron Fivetran para importar las instancias antigua y nueva, fusionando los datos en la capa de transformación, sin necesidad de cargar ni validar datos históricos.

Construir con Fivetran ha transformado el trabajo del equipo de Anderson. «Lideramos con Fivetran. Sus conectores listos para usar aportan valor de inmediato y nos ahorran el tiempo de crear y mantener código personalizado».

Miles de millones de filas movidas, miles de horas ahorradas, relaciones construidas

Okta adquirió Auth0, la popular plataforma de gestión de identidad y acceso (IAM) orientada a desarrolladores, en febrero de 2022 para complementar la plataforma IAM de Okta centrada en la fuerza laboral. Fivetran ha impulsado por completo la estrategia de movimiento de datos de Auth0 desde 2020, lo que llevó a Okta a apoyarse aún más en la plataforma de datos de Fivetran.

A medida que ambas empresas se han integrado, han superado un umbral notable de movimiento de datos. En un periodo de 12 meses (de mediados de 2022 a mediados de 2023), Okta y Auth0 han movido y procesado 42.600 millones de filas de datos. Esto incluye todas las canalizaciones ETL/ELT de Auth0, así como la pila de marketing, los datos de RR. HH. y los datos financieros de Okta. «Son 42.600 millones de registros que puedo transformar fácilmente para generar valor de negocio. Son 42.600 millones de cosas que no tuvimos que mover nosotros mismos. ¡Zas, ahí están!», exclama Anderson.

Las canalizaciones totalmente gestionadas de Fivetran han liberado una cantidad considerable de tiempo a los ingenieros de datos de Okta y Auth0. Están dedicando ese tiempo a construir relaciones entre ambas empresas y a centrarse en los problemas de negocio que más le importan a Okta: la calidad de los datos, la gobernanza, la eliminación de los silos de datos y la innovación.

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Un futuro mejor con un movimiento de datos seguro

Okta está consolidando sus ecosistemas de datos y optimizando su arquitectura de datos, en torno a un conjunto de principios fundamentales:

• Intercambio de datos de autoservicio: permitir que los consumidores de datos encuentren y utilicen los datos para resolver sus problemas de negocio críticos
• Maduración del conocimiento del cliente: crear modelos de datos sofisticados basados en IA y ML para predecir lo que necesitan los clientes y los clientes potenciales
• Reducción del tiempo hasta la obtención de información: aprovechar modelos de datos oportunos y de alta calidad para descubrir patrones e información que impulsen los ingresos y la eficiencia operativa
• Observabilidad de toda la canalización: supervisar los metadatos en busca de anomalías y excepciones, integrándose en los sistemas de comunicación (por ejemplo, Slack o correo electrónico) para lograr visibilidad y alertas
• Gobernanza de datos integrada: diseñar e implementar espacios de datos específicos para cada consumidor con reglas de gobernanza establecidas por cada unidad de negocio

Ya han avanzado en estas innovaciones con Fivetran en el centro de todo. Ken Neff, arquitecto empresarial sénior en Okta, está especialmente entusiasmado con los modelos de datos de métricas de clientes. Neff afirma que, al reunir datos de los ámbitos digital, de marketing, de ventas y de uso del producto, estos modelos podrán responder a preguntas sobre oportunidades de venta adicional y prevención de la pérdida de clientes que parecen sencillas pero que en realidad pueden ser bastante complejas.

Okta tiene requisitos de seguridad estrictos para todas las herramientas, plataformas y patrones arquitectónicos. El compromiso de Fivetran con la seguridad desempeña un papel fundamental para hacer posibles los modelos de datos con visión de futuro de Okta. Anderson está especialmente impresionada: «La sólida postura de seguridad de Fivetran y sus mejoras continuas nos permiten mantener los datos seguros y cumplir nuestras promesas como líder en ciberseguridad.»