Code2College exploite les données pour donner davantage la parole aux étudiants

Contexte

En 2016, un groupe de bénévoles a constaté que les carrières lucratives dans la technologie, et plus largement dans les STEM, étaient largement inaccessibles aux étudiants issus de milieux modestes et de minorités. Ce groupe fondateur a créé une organisation à but non lucratif, basée à Austin, au Texas, destinée à faire découvrir le secteur technologique à ces étudiants et à créer une filière à partir de talents jusque-là inexploités.

Dès les débuts de l'organisation, les dirigeants de Code2College ont compris que les données seraient au cœur de cette mission. 

« Nous avons pris conscience qu'il fallait commencer à nous concentrer sur les données, à la fois pour fonctionner en interne et, nous l'espérions, pour partager un jour nos insights », explique Samantha LeBlanc, ancienne Associate Director of Data chez Code2College (et aujourd'hui consultante en données pour l'organisation).

Des notes aux programmes, en passant par les retours des étudiants recueillis via des enquêtes, il était impératif que Code2College dispose d'informations exploitables pour concevoir l'environnement d'apprentissage idéal pour ses étudiants. 

Aller plus loin que les feuilles de calcul 

À ses débuts, Code2College collectait et stockait l'ensemble des données disponibles dans un « assortiment de feuilles de calcul disparates ». 

« Mon poste à l'époque était Manager of Data and Analytics », raconte Samantha LeBlanc. « Mais il est quasiment impossible de réaliser des analyses lorsque les données sont éparpillées partout. »

Chez Code2College, il est fréquent qu'un membre du corps enseignant ou de l'administration ait besoin de données sur les performances d'un étudiant en particulier ou d'une vue d'ensemble de la population étudiante. 

« Lorsqu'on me posait des questions fondamentales et élémentaires du type : "Combien d'étudiants avons-nous accompagnés l'an dernier ?", je devais éplucher 8 feuilles de calcul », se souvient Samantha LeBlanc.

Code2College utilise Salesforce pour ses opérations et Canvas comme outil de gestion de l'apprentissage pour les étudiants. Selon Samantha LeBlanc, extraire des informations de ces services au cours des premières années — pour répondre à une seule question — pouvait demander une journée entière de travail. Il est important de noter que l'équipe chargée des données ne comptait que deux personnes. Ce mode de fonctionnement est devenu intenable, ce qui a conduit Samantha LeBlanc et son équipe à imaginer des solutions pour créer un processus de récupération des données plus rapide et plus efficace. 

L'équipe chargée des données souhaitait mettre en place l'entrepôt de données BigQuery de Google pour centraliser ses données. Cela lui permettrait de rationaliser la récupération et d'accélérer la réaction d'un enseignant (un rendez-vous avec l'étudiant ou une adaptation du plan de cours) en cas de besoin. Une question demeurait toutefois : comment Code2College allait-elle acheminer les données de plateformes telles que Salesforce et Canvas vers BigQuery ?

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Trouver la bonne solution ELT

Samantha LeBlanc a adopté une approche presque littérale par essais et erreurs dans sa recherche d'une solution ELT.

« Cela a représenté pas mal de recherches, mais au bout du compte, il s'agissait de lancer des essais gratuits de plusieurs outils et de voir s'ils fonctionnaient », explique Samantha LeBlanc.

Elle se souvient avoir simplement voulu réaliser un cas de test avec les différents outils afin d'évaluer la faisabilité de l'installation, puis d'une utilisation régulière. Malheureusement, de nombreux outils ont créé des obstacles ou généré de la frustration en raison d'une configuration laborieuse, d'une documentation obsolète ou inexistante, de synchronisations lentes et de données mal modélisées. Si Samantha LeBlanc ne parvenait pas à configurer un connecteur en moins d'une heure, elle écartait l'application. Elle a toutefois rapidement constaté que Fivetran était différent.

« Ce qui m'a vraiment marquée avec Fivetran, c'est la documentation de démarrage », explique Samantha LeBlanc. « Fivetran a rendu très simple la mise en route d'un connecteur en dix minutes. »

Code2College s'appuie désormais sur Fivetran pour des récupérations de données régulières et automatiques, qui maintiennent les données fraîches et exploitables. De plus, lorsqu'une demande est adressée à l'équipe chargée des données, Fivetran contribue à accélérer considérablement son temps de réponse et a même offert des capacités en libre-service aux membres du corps enseignant.

« Le processus se résume désormais à une simple requête qui nous prend moins de cinq minutes, au lieu d'une journée entière de travail », déclare Samantha LeBlanc.

Fivetran a non seulement offert de meilleures performances, mais aussi des économies. Samantha LeBlanc explique que la direction de Code2College lui avait demandé d'aborder sa recherche d'une solution ELT « dans un esprit d'abondance ». Autrement dit, même si elle devait rester rigoureuse sur le plan financier dans sa recherche, elle ne devait pas se focaliser uniquement sur le coût. 

Samantha LeBlanc a tenu ses engagements. En mettant en place le plan gratuit de Fivetran (anciennement Standard Select), Code2College a constaté des performances nettement supérieures, désormais à coût nul. Le plan gratuit de Fivetran est parfait pour Samantha LeBlanc et son équipe, car elles n'ont pas un volume de données important à transférer ou à mettre à jour. Elle ajoute que la capacité à utiliser efficacement les ressources est essentielle lorsqu'on fait partie d'une organisation à but non lucratif.

« Nous n'avons jamais eu de problème de big data », déclare Samantha LeBlanc. « Il s'agissait simplement de mettre en place de l'automatisation et de l'organisation pour pouvoir passer à l'échelle. De plus, je ne suis pas sûre que le budget aurait permis d'acheter un autre logiciel cette année. J'adore donc le fait d'avoir pu utiliser Fivetran pour connecter chaque donnée que nous souhaitions connecter. »

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Préserver la valeur des données de Code2College

Lorsqu'il s'agit d'aider des étudiants issus de milieux modestes et de minorités — pour lesquels de nombreux facteurs socio-économiques peuvent entrer en jeu —, comprendre les raisons des performances de chaque étudiant est essentiel. Avant que Code2College ne collabore avec Fivetran, obtenir ces précieuses informations était fastidieux. Les enseignants recevaient parfois les informations tardivement et, selon Samantha LeBlanc, se demandaient s'ils pouvaient faire confiance aux données à leur réception. Avec Fivetran, les enseignants obtiennent désormais les informations rapidement et se fient à l'exactitude des données.

« Nous détectons désormais plus rapidement les signes indiquant qu'un étudiant a besoin de davantage de soutien », déclare Samantha LeBlanc. « Nous pouvons ainsi savoir si un étudiant a manqué les deux derniers cours et s'il est temps de le contacter pour lui apporter un soutien au bon moment. » 

Un autre avantage important est la capacité de l'équipe chargée des données à transférer les retours directs des étudiants vers l'entrepôt de données de l'organisation. Code2College mène des enquêtes auprès des étudiants, puis les stocke dans Google Drive.

Grâce au connecteur Google Drive de Fivetran, Code2College peut analyser plus rapidement ce que les étudiants disent de leur propre expérience. Samantha LeBlanc a donné un exemple à partir des retours des étudiants sur l'apprentissage virtuel.

« Après une année d'apprentissage virtuel en 2020, nous avons mené une enquête auprès des étudiants portant sur le maintien des cours à distance par rapport aux cours en présentiel », raconte Samantha LeBlanc. « La plupart des enseignants et du personnel pensaient que les étudiants voudraient revenir en présentiel après un an passé à la maison. Pourtant, d'après les données de l'enquête, 80 % préféraient rester en distanciel. »

Samantha LeBlanc a expliqué que certains étudiants ne parvenaient pas à trouver un bus suffisamment tardif pour les ramener chez eux après les cours. Ils ont indiqué que les cours virtuels supprimaient un obstacle lié au transport pour accéder aux programmes de Code2College.

« C'est le genre de choses que nous voulons faire davantage », déclare Samantha LeBlanc. « Extraire des données qui changeront notre façon de fonctionner et de mieux travailler pour nos étudiants. »

Samantha LeBlanc indique que l'objectif pour l'avenir de Code2College est, à terme, de renforcer l'intégration des retours des étudiants avec les données étudiantes issues de Salesforce et Canvas. Ces éléments pourraient apporter un contexte révélateur et précieux, d'autant plus que l'organisation compte des étudiants dans différents lieux, vivant des expériences de vie variées. À mesure que Code2College continue d'exploiter ses données pour donner aux jeunes accès aux carrières de la tech et des STEM, l'organisation s'attend à ce que Fivetran continue de jouer un rôle important.

« Le système que nous avons construit avec Fivetran va évoluer avec nous — du moins à mesure que nos données augmenteront au cours des 5 à 10 prochaines années. »