Code2College nutzt Daten, um Schülern mehr Gehör zu verschaffen

Hintergrund

2016 erkannte eine Gruppe von Freiwilligen, dass lukrative Karrierewege in der Technologiebranche und im MINT-Bereich insgesamt für einkommensschwache Schüler und Schüler aus Minderheiten kaum zugänglich waren. Diese Gründungsgruppe rief eine gemeinnützige Organisation mit Sitz in Austin, Texas, ins Leben, die diese Schüler an die Tech-Branche heranführen und eine Pipeline aus bislang ungenutztem Talent schaffen sollte.

In der Anfangsphase der Organisation war der Führung von Code2College bewusst, dass Daten für diese Mission von zentraler Bedeutung sein würden. 

„Uns war klar, dass wir uns stärker auf Daten konzentrieren mussten, damit wir intern funktionieren und unsere Datenerkenntnisse hoffentlich eines Tages teilen können“, sagte Samantha LeBlanc, ehemalige Associate Director of Data bei Code2College (und heute Datenberaterin für die Organisation).

Von Noten über den Lehrplan bis hin zu Schülerfeedback aus Umfragen — für Code2College war es unerlässlich, Zugang zu verwertbaren Erkenntnissen zu haben, um die perfekte Lernumgebung für seine Schüler zu gestalten. 

Tabellenkalkulationen einen Schritt weiterdenken 

In der Anfangsphase von Code2College sammelte und speicherte die Organisation alle verfügbaren Daten in einem „Sammelsurium zufälliger Tabellenkalkulationen“. 

„Mein Titel war damals Manager of Data and Analytics“, sagte LeBlanc. „Aber es ist nahezu unmöglich, Analysen durchzuführen, wenn die Daten überall verstreut sind.“

Bei Code2College kommt es häufig vor, dass ein Mitglied des Lehrkörpers oder der Verwaltung Daten zur Leistung eines bestimmten Schülers oder einen Gesamtüberblick über die Schülerschaft wünscht. 

„Wenn mir früher jemand grundlegende Fragen stellte wie ‚Wie viele Schüler haben wir letztes Jahr betreut?‘, musste ich 8 Tabellenkalkulationen durchforsten“, erinnert sich LeBlanc.

Code2College nutzt Salesforce für den Betrieb und Canvas als Lernmanagement-Tool für die Schüler. LeBlanc sagte, in den frühen Jahren habe das Abrufen von Informationen aus diesen Diensten — um eine einzige Frage zu beantworten — einen ganzen Arbeitstag in Anspruch genommen. Wichtig zu wissen: Das Datenteam bestand nur aus zwei Personen. Dieser Arbeitsablauf wurde untragbar und veranlasste LeBlanc und ihr Team, Ideen für einen schnelleren und effizienteren Datenabrufprozess zu entwickeln. 

Das Datenteam wollte das Data-Warehouse-Tool BigQuery von Google einführen, um seine Daten zu zentralisieren. Damit hätte es den Abruf optimieren und eine schnellere Reaktion einer Lehrkraft (ein Gespräch mit dem Schüler oder eine Anpassung des Unterrichtsplans) ermöglichen können, falls ein Schüler dies benötigt. Eine Frage blieb jedoch offen: Wie sollte Code2College die Daten aus Plattformen wie Salesforce und Canvas in BigQuery bekommen?

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Die richtige ELT-Lösung finden

LeBlanc verfolgte bei ihrer Recherche nach einer ELT-Lösung einen fast wörtlichen Trial-and-Error-Ansatz.

„Es war eine ganze Menge Recherche, aber letztlich ging es darum, kostenlose Testversionen einer Reihe von Tools zu starten und zu sehen, ob sie funktionierten“, sagte LeBlanc.

Sie erinnerte sich, dass sie einfach einen Testfall mit den verschiedenen Tools durchführen wollte, um die Machbarkeit bei Installation und anschließender regelmäßiger Nutzung einzuschätzen. Leider führten viele Tools zu Hindernissen oder Frust — wegen umständlicher Einrichtung, veralteter oder fehlender Dokumentation, langsamer Syncs und schlecht modellierter Daten. Wenn LeBlanc einen Connector nicht innerhalb einer Stunde einrichten konnte, verwarf sie die Anwendung. Sie stellte jedoch schnell fest, dass Fivetran anders war.

„Was für mich bei Fivetran wirklich herausstach, war die ‚Getting Started‘-Dokumentation“, erklärte LeBlanc. „Fivetran machte es wirklich einfach, einen Connector innerhalb von zehn Minuten zum Laufen zu bringen.“

Code2College verlässt sich nun auf Fivetran für regelmäßige, automatische Datenabrufe, wodurch die Daten aktuell und verwertbar bleiben. Wenn zudem jemand eine Anfrage an das Datenteam stellt, hilft Fivetran, die Reaktionszeit des Datenteams drastisch zu verkürzen, und bietet Lehrkräften sogar Self-Service-Funktionen.

„Der Prozess ist jetzt nur noch eine einfache Abfrage, die uns weniger als fünf Minuten kostet statt eines ganzen Arbeitstages“, sagte LeBlanc.

Fivetran lieferte nicht nur eine bessere Performance, sondern auch Kosteneinsparungen. LeBlanc erklärte, dass die Führung von Code2College sie angewiesen habe, die ELT-Recherche „aus einer Haltung des Überflusses“ anzugehen. Das bedeutete, dass LeBlanc bei der Suche nach einer Lösung zwar finanziell verantwortungsvoll bleiben, sich aber nicht ausschließlich auf die Kosten konzentrieren sollte. 

LeBlanc lieferte. Durch die Einführung von Fivetrans Free Plan (ehemals Standard Select) erzielte Code2College eine deutlich höhere Performance zu nunmehr null Kosten. Fivetrans Free Plan ist perfekt für LeBlanc und ihr Team, da sie keine große Menge an Daten übertragen oder aktualisieren müssen. Sie fügte hinzu, dass die effiziente Nutzung von Ressourcen als Mitglied einer gemeinnützigen Organisation wichtig sei.

„Wir hatten nie ein Big-Data-Problem“, sagte LeBlanc. „Es ging nur darum, Automatisierung und Organisation umzusetzen, damit wir skalieren können. Außerdem weiß ich nicht, ob es dieses Jahr im Budget gewesen wäre, eine weitere Software anzuschaffen. Deshalb liebe ich es, dass wir mit Fivetran jedes Datenelement verbinden konnten, das wir verbinden wollten.“

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Den Wert der Daten von Code2College schützen

Wenn man einkommensschwachen Schülern und Schülern aus Minderheiten helfen möchte — wo eine Reihe sozioökonomischer Faktoren eine Rolle spielen kann —, ist es entscheidend, die Gründe hinter der Leistung jedes einzelnen Schülers zu verstehen. Vor der Zusammenarbeit von Code2College mit Fivetran war es mühsam, an diese wertvollen Informationen zu gelangen. Lehrkräfte erhielten Informationen möglicherweise verspätet und fragten sich laut LeBlanc, ob sie den Daten bei Erhalt vertrauen konnten. Mit Fivetran können Lehrkräfte Informationen nun schnell abrufen und der Genauigkeit der Daten vertrauen.

„Wir erkennen jetzt schneller als sonst Anzeichen dafür, dass Schüler mehr Unterstützung benötigen“, sagte LeBlanc. „So wissen wir, ob ein Schüler die letzten beiden Unterrichtsstunden verpasst hat, und ob es Zeit ist, auf ihn zuzugehen und ihm rechtzeitig Unterstützung zu bieten.“ 

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Fähigkeit des Datenteams, direktes Feedback von Schülern in das Data Warehouse der Organisation zu überführen. Code2College führt Schülerumfragen durch und speichert diese Umfragen anschließend in Google Drive.

Über Fivetrans Google-Drive-Connector kann Code2College schneller analysieren, was die Schüler über ihre eigene Erfahrung sagen. LeBlanc nannte ein Beispiel anhand von Schülerfeedback zum virtuellen Lernen.

„Nachdem wir 2020 ein Jahr virtuelles Lernen hinter uns hatten, führten wir eine Schülerumfrage durch, in der es um die Frage ging, ob der Fernunterricht fortgesetzt oder Präsenzunterricht abgehalten werden sollte“, sagte LeBlanc. „Die meisten Lehrkräfte und Mitarbeiter gingen davon aus, dass die Schüler nach einem Jahr zu Hause wieder in Präsenz bei uns sein wollten. Laut den Umfragedaten zogen es jedoch 80 % vor, virtuell zu bleiben.“

LeBlanc erklärte, dass einige der Schüler keinen Bus fanden, der spät genug fuhr, um sie nach dem Unterricht nach Hause zu bringen. Sie sagten, der virtuelle Unterricht habe eine Transportbarriere für die Programme von Code2College beseitigt.

„Genau das ist die Art von Dingen, die wir häufiger tun möchten“, sagte LeBlanc. „Daten heranzuziehen, die die Art und Weise verändern, wie wir funktionieren, und die für unsere Schüler besser funktionieren.“

LeBlanc sagte, das Ziel für die Zukunft von Code2College sei es, die Integration des Schülerfeedbacks mit den Schülerdaten aus Salesforce und Canvas weiter auszubauen. Diese könnten aufschlussreichen und wertvollen Kontext liefern, zumal die Schüler an verschiedenen Orten leben und unterschiedliche Lebenserfahrungen machen. Während Code2College seine Daten weiterhin nutzt, um Kindern Zugang zu Tech- und MINT-Karrieren zu verschaffen, erwartet die Organisation, dass Fivetran auch künftig eine wichtige Rolle spielen wird.

„Das System, das wir jetzt mit Fivetran aufgebaut haben, wird mit uns skalieren — zumindest während unsere Daten in den nächsten 5 bis 10 Jahren wachsen.“